Hoe verbind je ruim 2800 medewerkers met 51 verschillende nationaliteiten, verspreid over honderden locaties, met elkaar en met hun werkgever? Bij Novon Schoonmaak vonden ze een innovatieve oplossing: een digitale kloon van hun commercieel directeur Markku Weingärtner. Zijn AI-avatar spreekt medewerkers toe in hun eigen taal – van Nederlands tot Oekraïens – en maakt zo interne communicatie persoonlijker, duidelijker en inclusiever.
Novon Schoonmaak wil het meest persoonlijke schoonmaakbedrijf van Nederland zijn. Geen eenvoudige ambitie voor een organisatie waarvan veel medewerkers op vakantieparken, scholen, zorginstellingen en fabrieken werken – vaak zonder ooit op het hoofdkantoor te komen.
“Onze schoonmakers werken bij klanten, niet bij ons op kantoor,” vertelt Weingärtner. “Toch willen we dat iedereen zich gezien en gewaardeerd voelt. Met al die verschillende nationaliteiten is communicatie in de eigen taal gewenst, maar vaak ook noodzakelijk.” Om elkaar te verstaan en te begrijpen wordt vaak gecommuniceerd via de vertaalfunctie van whatsapp, dat levert vaak misverstanden, onduidelijkheden of ruis op.
Die wens om effectiever te communiceren leidde tot een bijzonder experiment. Via zijn padelclub kwam Weingärtner in contact met Otter Wilting, een jonge technoloog uit Groningen die experimenteerde met AI-cloning – de techniek om via kunstmatige intelligentie een digitale kopie van een persoon te maken. “Toen ik zag wat mogelijk was, dacht ik meteen: dit kan het verschil maken voor onze medewerkers.”
Het proces was verrassend eenvoudig. Weingärtner sprak een uur lang teksten in en werd enkele minuten gefilmd. Daarmee bouwde Clonefy, het bedrijf van Wilting, een dataset waarmee een virtuele versie van hemzelf kon worden gegenereerd.
“In een paar dagen was mijn avatar klaar,” zegt Weingärtner. “Je kunt me nu alles laten zeggen, in 36 talen zelfs. Natuurlijk is dat ook gek – het is heel raar om jezelf Japans te zien praten. Het is niet alleen gek, maar ook eng. Want wat als mijn avatar in verkeerde handen valt? Natuurlijk is de data versleuteld en goed beveiligd, maar ik heb thuis met mijn kinderen codewoorden afgesproken, voor het geval iemand ooit mijn stem misbruikt.”
Naast een eenmalige post op LinkedIn wordt de digitale kloon in principe alleen intern gebruikt. “We hebben bewust gekozen voor een persoonlijke avatar in plaats van een standaardmodel. Juist omdat medewerkers weten dat het écht iemand uit hun organisatie is, voelt het vertrouwd.”
De eerste toepassing van de kloon vond plaats op vakantieparken, waar tijdens de zomer grote groepen flexmedewerkers en vakantiekrachten worden ingezet. Die medewerkers krijgen nu vooraf een korte video-instructie van Markku – in hun eigen taal. Daarin legt hij uit waar ze zich moeten melden, hoe het werk verloopt en bij wie ze terechtkunnen met vragen.
“Voorheen kregen ze lange mails met printscreens,” vertelt Weingärtner. “Nu zien ze een filmpje op hun telefoon, dat ze kunnen pauzeren of terugkijken. Daardoor starten teams sneller op, maken minder fouten en zijn beter voorbereid.”
De resultaten spreken voor zich: een snellere opstart op drukke wisseldagen, minder verloop onder tijdelijke krachten en tevredener medewerkers én klanten. “Tijdens de vakantieperiode moet elk vakantiehuisje op tijd schoon zijn. Dankzij deze manier van communiceren kunnen we die piekdagen beter organiseren.”
De AI-kloon blijkt niet alleen handig, maar ook sociaal verbindend. “Hoe fijn is het als je bij je eerste werkdag een persoonlijke boodschap krijgt van de directeur, in jouw eigen taal?” zegt Weingärtner. “Dat zorgt voor een warm welkom en verlaagt de drempel om vragen te stellen.”
Naast onboarding gebruikt Novon de avatar inmiddels ook bij interne uitlegvideo’s. Zo legt de digitale Markku uit hoe de nieuwe loonstrook werkt of hoe medewerkers kunnen inloggen in het ERP-systeem.
De voordelen zijn duidelijk: minder miscommunicatie, meer efficiëntie en vooral meer tijd voor persoonlijk contact. “Door AI in te zetten voor standaardinformatie, kunnen leidinggevenden zich richten op wat er echt toe doet – aandacht geven aan mensen,” zegt Weingärtner.
afb 1. AI clone Markku Weingärtner geeft instructies in een andere taal
Toch blijft de menselijke maat leidend. “Technologie is bij ons altijd ondergeschikt aan de mens,” benadrukt Weingärtner. “We gebruiken het om werk makkelijker en prettiger te maken, niet om mensen te vervangen.”
Dat principe geldt ook voor andere innovaties binnen Novon, zoals schoonmaakrobots die zware of repeterende taken overnemen. “Ze zijn nooit ziek, maar de mens blijft onmisbaar. De robot dweilt de vloer, de medewerker checkt de details en maakt contact met de klant.”
Met een vergrijzende medewerkerspopulatie (veelal 50 plus) ziet Novon technologie als sleutel om mensen duurzaam inzetbaar te houden. “Onze medewerkers hebben vaak jaren fysiek zwaar werk gedaan. Met slimme technologie kunnen we hun werk lichter maken en ervoor zorgen dat ze gezond hun pensioen halen.”
De mogelijkheden van AI-cloning zijn volgen Weingärtner nog lang niet uitgeput. “We willen ook avatars van een aantal andere collega’s maken, zoals van eigenaar Jacco Vonhof. Nieuwe medewerkers krijgen dan een persoonlijke welkomstboodschap. En we willen kijken of we onze opleidingen deels kunnen digitaliseren – bijvoorbeeld korte video’s over ergonomisch werken of het instellen van apparatuur.”
Zo wordt technologie steeds meer een middel om mensen te bereiken, ongeacht taal, locatie of opleidingsniveau. “Iedereen moet goed kunnen meedoen,” zegt Weingärtner. “Dat begint met duidelijke, toegankelijke communicatie.”
Wat begon als een experiment met een jonge AI-ontwikkelaar, groeide bij Novon uit tot een inspirerend voorbeeld van hoe technologie kan bijdragen aan inclusie op de werkvloer. “We laten zien dat innovatie niet alleen iets is voor techbedrijven,” besluit Weingärtner. “Juist in de schoonmaak – een branche met veel verschillende mensen – kun je met technologie écht verschil maken.”
UWV en Cedris kijken terug op een geslaagde lancering van het Platform Inclusieve technologie (PIT). De bijeenkomst bracht mensen uit verschillende organisaties samen met hetzelfde doel: werk toegankelijk maken en houden voor mensen met een ondersteuningsbehoefte.
Lees meer
Wat is inclusieve technologie? TNO (onafhankelijke onderzoeksorganisatie) en TINT Apeldoorn (technohub voor inclusieve technologie) maakten hierover een inspirerende video.
Lees meer
Hoe kan je de kennis over navigatiekaarten in parkeergarages inzetten om maatschappelijke impact te maken? Victor van Dinten deed dat door naext op te richten. Waar de meeste navigatieapps, zoals Google Maps, stoppen zodra je bij het gebouw bent aangekomen, gaat naext een stap verder. Dit platform maakt de binnenkant van gebouwen toegankelijker voor mensen met een ondersteuningsvraag, door alle instructies te geven die je nodig hebt om op een stressvrije manier de weg te vinden.
Lees meer
Bij Mariasteen in België maken ze gebruik van digitale werkinstructies. Er zijn verschillende aanbieders van platformen, maar bij Mariasteen koos men voor Axele on-the-job van Axians. Een platform dat eenvoudig te begrijpen is en waar iedereen mee aan de slag kan. An Defossez, Diensthoofd methodedienst, en Inge Scharlaken, Projectverantwoordelijke processen en digitalisering, vertellen over de keuze voor het platform, de voordelen en de reacties van medewerkers op deze technologie.
Lees meer
Hoe zorg je er als werkgever voor dat nieuwkomers of mensen met een auditieve beperking op een veilige, duurzame kunnen samenwerken? Communicatie support technologie is hier een oplossing voor. In TINK Open Café nam TINT Apeldoorn de deelnemers mee met de verschillende technologieën en praktijkvoorbeelden. Lees hier de terugblik.
Lees meer
Column van Tweede kamerlid Daan de Kort over van arbeidsongeschiktheid naar arbeidsgeschiktheid. Hulpmiddelen zoals technologie kan voor mensen het verschil maken.
Lees meer