AI-cloning maakt communicatie effectiever én persoonlijker bij Novon Schoonmaak

Een persoonlijke aanpak in een diverse organisatie

Novon Schoonmaak wil het meest persoonlijke schoonmaakbedrijf van Nederland zijn. Geen eenvoudige ambitie voor een organisatie waarvan veel medewerkers op vakantieparken, scholen, zorginstellingen en fabrieken werken – vaak zonder ooit op het hoofdkantoor te komen.

“Onze schoonmakers werken bij klanten, niet bij ons op kantoor,” vertelt Weingärtner. “Toch willen we dat iedereen zich gezien en gewaardeerd voelt. Met al die verschillende nationaliteiten is communicatie in de eigen taal gewenst, maar vaak ook noodzakelijk.” Om elkaar te verstaan en te begrijpen wordt vaak gecommuniceerd via de vertaalfunctie van whatsapp, dat levert vaak misverstanden, onduidelijkheden of ruis op.

Die wens om effectiever te communiceren leidde tot een bijzonder experiment. Via zijn padelclub kwam Weingärtner in contact met Otter Wilting, een jonge technoloog uit Groningen die experimenteerde met AI-cloning – de techniek om via kunstmatige intelligentie een digitale kopie van een persoon te maken. “Toen ik zag wat mogelijk was, dacht ik meteen: dit kan het verschil maken voor onze medewerkers.”

Een digitale kloon met een menselijke stem

Het proces was verrassend eenvoudig. Weingärtner sprak een uur lang teksten in en werd enkele minuten gefilmd. Daarmee bouwde Clonefy, het bedrijf van Wilting, een dataset waarmee een virtuele versie van hemzelf kon worden gegenereerd.

“In een paar dagen was mijn avatar klaar,” zegt Weingärtner. “Je kunt me nu alles laten zeggen, in 36 talen zelfs. Natuurlijk is dat ook gek – het is heel raar om jezelf Japans te zien praten. Het is niet alleen gek, maar ook eng. Want wat als mijn avatar in verkeerde handen valt? Natuurlijk is de data versleuteld en goed beveiligd, maar ik heb thuis met mijn kinderen codewoorden afgesproken, voor het geval iemand ooit mijn stem misbruikt.”

Naast een eenmalige post op LinkedIn wordt de digitale kloon in principe alleen intern gebruikt. “We hebben bewust gekozen voor een persoonlijke avatar in plaats van een standaardmodel. Juist omdat medewerkers weten dat het écht iemand uit hun organisatie is, voelt het vertrouwd.”

Van festivalhuisje tot loonstrook: technologie die verbindt

De eerste toepassing van de kloon vond plaats op vakantieparken, waar tijdens de zomer grote groepen flexmedewerkers en vakantiekrachten worden ingezet. Die medewerkers krijgen nu vooraf een korte video-instructie van Markku – in hun eigen taal. Daarin legt hij uit waar ze zich moeten melden, hoe het werk verloopt en bij wie ze terechtkunnen met vragen.

“Voorheen kregen ze lange mails met printscreens,” vertelt Weingärtner. “Nu zien ze een filmpje op hun telefoon, dat ze kunnen pauzeren of terugkijken. Daardoor starten teams sneller op, maken minder fouten en zijn beter voorbereid.”

De resultaten spreken voor zich: een snellere opstart op drukke wisseldagen, minder verloop onder tijdelijke krachten en tevredener medewerkers én klanten. “Tijdens de vakantieperiode moet elk vakantiehuisje op tijd schoon zijn. Dankzij deze manier van communiceren kunnen we die piekdagen beter organiseren.”

AI als hulpmiddel voor inclusie en efficiëntie

De AI-kloon blijkt niet alleen handig, maar ook sociaal verbindend. “Hoe fijn is het als je bij je eerste werkdag een persoonlijke boodschap krijgt van de directeur, in jouw eigen taal?” zegt Weingärtner. “Dat zorgt voor een warm welkom en verlaagt de drempel om vragen te stellen.”

Naast onboarding gebruikt Novon de avatar inmiddels ook bij interne uitlegvideo’s. Zo legt de digitale Markku uit hoe de nieuwe loonstrook werkt of hoe medewerkers kunnen inloggen in het ERP-systeem.

De voordelen zijn duidelijk: minder miscommunicatie, meer efficiëntie en vooral meer tijd voor persoonlijk contact. “Door AI in te zetten voor standaardinformatie, kunnen leidinggevenden zich richten op wat er echt toe doet – aandacht geven aan mensen,” zegt Weingärtner.

afb 1. AI clone Markku Weingärtner geeft instructies in een andere taal

De balans tussen mens en technologie

Toch blijft de menselijke maat leidend. “Technologie is bij ons altijd ondergeschikt aan de mens,” benadrukt Weingärtner. “We gebruiken het om werk makkelijker en prettiger te maken, niet om mensen te vervangen.”

Dat principe geldt ook voor andere innovaties binnen Novon, zoals schoonmaakrobots die zware of repeterende taken overnemen. “Ze zijn nooit ziek, maar de mens blijft onmisbaar. De robot dweilt de vloer, de medewerker checkt de details en maakt contact met de klant.”

Met een vergrijzende medewerkerspopulatie (veelal 50 plus) ziet Novon technologie als sleutel om mensen duurzaam inzetbaar te houden. “Onze medewerkers hebben vaak jaren fysiek zwaar werk gedaan. Met slimme technologie kunnen we hun werk lichter maken en ervoor zorgen dat ze gezond hun pensioen halen.”

De toekomst: meertalige instructies en digitale opleidingen

De mogelijkheden van AI-cloning zijn volgen Weingärtner nog lang niet uitgeput. “We willen ook avatars van een aantal andere collega’s maken, zoals van eigenaar Jacco Vonhof. Nieuwe medewerkers krijgen dan een persoonlijke welkomstboodschap. En we willen kijken of we onze opleidingen deels kunnen digitaliseren – bijvoorbeeld korte video’s over ergonomisch werken of het instellen van apparatuur.”
Zo wordt technologie steeds meer een middel om mensen te bereiken, ongeacht taal, locatie of opleidingsniveau. “Iedereen moet goed kunnen meedoen,” zegt Weingärtner. “Dat begint met duidelijke, toegankelijke communicatie.”

Een schoonmaakbedrijf als voorbeeld voor de toekomst

Wat begon als een experiment met een jonge AI-ontwikkelaar, groeide bij Novon uit tot een inspirerend voorbeeld van hoe technologie kan bijdragen aan inclusie op de werkvloer. “We laten zien dat innovatie niet alleen iets is voor techbedrijven,” besluit Weingärtner. “Juist in de schoonmaak – een branche met veel verschillende mensen – kun je met technologie écht verschil maken.”