Digitale werkinstructies bij maatwerkbedrijf Mariasteen

Behoefte aan digitale werkinstructies

Mariasteen is een maatwerkbedrijf (een werkontwikkelbedrijf in Vlaanderen) met ongeveer 1100 medewerkers. In hun productieafdelingen maken ze producten voor veel verschillende sectoren. Medewerkers leren hoe zij deze producten moeten vervaardigen. Voorheen werd dit gedaan via papieren instructies en begeleiding, maar dat werkte inefficiënt. Begeleiders raakten het overzicht kwijt. De opmaakstructuur varieerde per instructie, papieren gingen verloren of werden niet up-to-date bijgehouden. Het kostte de werkleiders veel tijd om telkens nieuwe instructies te maken en mensen op te leren. Die problemen lossen ze nu op met digitale werkinstructies.

Vereisten voor digitale werkinstructies

Bij Mariasteen hebben ze een aantal voorwaarden gekoppeld aan de opmaak van digitale werkinstructies:

1. Instructies moeten eenvoudig zijn en met een duidelijk stappenplan voor medewerkers.
2. Het opmaken van instructies moet snel en eenvoudig kunnen.
3. Instructies moeten op de werkvloer aanpasbaar zijn door de werkleiders.

Meerdere platforms werden door Mariasteen uitgetest en er waren grote prijsverschillen. Scharlaken licht toe: “Op veel platforms werden extra features aangeboden, maar die bleken in de praktijk niet nodig te zijn. De keuze viel juist op eenvoud, want alleen als de instructies makkelijk bij te houden zijn, is het systeem werkbaar.” Axele on-the-job van Axians biedt een intuïtief werkend systeem aan waarbij medewerkers op een tablet instructies zien in de vorm van foto’s en aanvullende tekst. Mariasteen betaalt een vast bedrag om toegang te hebben tot het platform, onafhankelijk van het aantal gebruikers.

Defossez vult aan: “Axians is nog volop bezig met de ontwikkeling van deze digitale werkinstructies. De samenwerking levert beide partijen veel op. Axians staat open voor onze feedback en houdt er rekening mee bij de opmaak. Door de goede communicatie ging het management van Mariasteen snel overstag om te investeren in Axele on-the-job.”

Voordelen van digitale werkinstructies

1. Het werk is vereenvoudigd door middel van behapbare instructies en sluit aan op het werktempo van medewerkers. Mensen kunnen taken uitvoeren die zij eerst niet zelf konden.
2. Kwaliteitsborging van de producten is gegarandeerd. Dat maakt dat externe partners ook de meerwaarde van de digitale werkinstructies inzien en hun producten door medewerkers van Mariasteen laten maken.
3. Anderstaligen kunnen ook met het systeem werken, omdat de digitale werkinstructies in meerdere talen aangeboden kunnen worden.

Reacties medewerkers op digitale werkinstructies

“De reacties van de werkbegeleiders en medewerkers zijn positief. Er is een groot draagvlak voor de technologie in de organisatie, omdat het intuïtief en makkelijk is om mee te werken,” aldus Scharlaken. “De digitale werkinstructies bieden structuur en duidelijkheid. Alleen wanneer het maakproces van een product geen vaste volgorde van stappen heeft, is het maken van de instructies complexer. Er moet goed nagedacht worden over de stappen en hoe complexe zaken makkelijker worden gemaakt. De digitale werkinstructies worden ingezet om producten te vervaardigen, maar werkbegeleiders zagen meer potentieel. Ze worden inmiddels ook ingezet om medewerkers aan te leren hoe men een machine opstart of van onderhoud voorziet.”

Advies

1. Zorg voor een intuïtief werkend systeem waar mensen makkelijk mee kunnen werken.
2. Denk na over wie de instructies moeten kunnen maken en stem daar je systeem op af.
3. Zorg dat je technologie inzet die een probleem aanpakt, en niet zomaar iets introduceert, anders bereik je geen draagvlak in de organisatie.

Over Mariasteen

Mariasteen bedient klanten in B2B (Business to Business), B2C (Business to Consumer) en B2G (Business to Governance). Mariasteen beschikt over een metaal-, montage- en houtafdeling. Daarnaast biedt Mariasteen ook  externe diensten aan  zoals schilderen, klussen, groenonderhoud en schoonmaak. Dagelijks zijn er ook medewerkers met begeleiders actief op de werkvloer van andere bedrijven (enclavewerking). Er is ook een ruim horeca-aanbod in de broodjeszaak, het eetcafé, het restaurant, de feestzaal en het hotel Middelpunt aan zee.

Meer weten?

Geïnteresseerd in digitale werkinstructies of andere vragen over inclusieve technologie? Neem contact met ons op.